10 Regole per l’utilizzo della PEC

2017-01-23T15:39:54+00:00 19/gennaio/2017 |Novità, PEC|

Posta elettronica certificataGià da diversi anni la PEC, posta elettronica certificata, è diventata uno strumento per inviare comunicazione con valore legale conosciuta non solo tra le aziende o i professionisti, ma anche tra i privati.

Negli ultimi tempi i cittadini si sono dotati di un indirizzo certificato per partecipare a concorsi pubblici, presentare reclami o semplicemente per inviare comunicazione con valore legale pari a quello della raccomandata.

Nonostante l’interesse tra i privati, aziende e  professionisti  usano la PEC come strumento di lavoro, come l’indirizzo email “classico”. Si è molto dibattuto su questo servizio e sull’utilità e per queste ragioni  il Consiglio Nazionale dei commercialisti ha recentemente scritto una guida  che spiega le buone pratiche per un corretto utilizzo della posta certificata e per far si che le proprie comunicazione siano valide ai fini di legge.

Vi riportiamo qui il vademecum con 10 semplici regole per un uso consapevole della PEC:

1) Accertarsi che la configurazione della ricevuta di avvenuta consegna preveda quella “completa”

2) Ricordarsi che l’esito positivo o negativo dell’invio viene comunicato al mittente entro 24 ore

3) Verificare sempre che la propria casella di pec sia capiente

4) Non eccedere i limiti dimensionali del messaggio e degli allegati

5) Non è consentito indicare al registro delle imprese indirizzi PEC diversi da quello specifico, univocamente riferito alla società  iscritta

6) Sottoscrivere sempre con firma digitale le istanze e le dichiarazioni presentate via PEC alla pubblica

7) Allegare in giudizio, per dimostrare l’invio o il ricevimento di un documento tramite Pec  la stampa dell’atto notificato in formato pdf con firma digitale, le ricevute di accettazione e consegna completa della pec, il certificato di firma digitale del notificante,  il certificato di firma del gestore di pec.

8) Adottare sistemi di conservazione a norma delle pec e degli allegati, evitando la Semplice archiviazione dei file su pc e/o la stampa delle ricevute

9) Ricordare che la conservazione a norma è necessaria per le pec con allegati (sottoscritti con firma digitale); solo in tal modo si potrà mantenere il valore legale di scrittura privata anche degli allegati;

10) Comunicare tempestivamente eventuali variazioni dell’indirizzo pec all’ordine di Appartenenza.

Molto importante, quindi, sono i temi conservazione degli allegati, delle mail, l’archiviazione e la validità della PEC scelta.

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